Ověřování listin a podpisů

Setkali jste se s požadavkem na ověření podpisu či listiny, ale nevíte jak na to? Potřebujete použít dokument vydaný v České republice v zahraničí nebo naopak zahraniční dokument v Česku? Co je to vidimace, superlegalizace, úřední překlad či nostrifikace? A už se v tom množství cizích slov ztrácíte? Pak je pro Vás důležitý tenhle článek, ve kterém pro Vás vše důležité týkající se ověřování podpisů a listin rozklíčujeme.

Vidimace

Pokud někomu dokládáte listinu, ale chcete si ponechat její originál, tak Vás může napadnout doložit pouze kopii listiny. V takovém případě ale po vás může být požadována úřední (ověřená) kopie. O co se jedná a kde ji zařídit?

Úřední ověření kopie dokumentu, tedy ověření shody opisu nebo kopie s originálem listiny, se nazývá vidimace. Vidimaci u dokumentu v češtině je možné zařídit např. na Czechpointu. Pokud se jedná o cizojazyčný dokument, lze vidimaci zařídit u notáře. 

Pokud někam dokládáte úřední překlad dokumentu (také se mu říká soudní překlad, tedy překlad s doložkou soudního překladatele), musíte k překladu opět přiložit originál nebo ověřenou kopii. Proto může být lepší si nejprve opatřit ověřenou kopii, kterou následně soudní překladatel sváže s přeloženým textem listiny.

Legalizace

Někdy po Vás zase může být požadováno úřední ověření podpisu. Takové ověření podpisu se nazývá legalizace. Legalizace bývá nutná z toho důvodu, aby se prověřilo, že ten, kdo je podepsán na listině, listinu opravdu podepsal. Úředně ověřený podpis je nutný například u smlouvy o převodu nemovitosti či u dokumentů pro založení obchodních společností. Podpis vám ověří větší množství orgánů, od Czechpointu až po advokáta. 

Autorizovaná konverze dokumentů

Nakonec se můžete setkat s požadavkem na konverzi dokumentu, tedy jeho převedení do jiné podoby. Jedná se buď o převedení dokumentu z elektronické podoby do podoby listinné (papírové), nebo z podoby listinné do podoby elektronické.

Pokud však dokument převedete sami (například si papírový dokument naskenujete), přijde o svou přidanou hodnotu spojenou s tím, že je opatřen úředně ověřenými podpisy. Například tedy pokud máte papírovou kupní smlouvu na nemovitost s úředně ověřenými podpisy a chcete ji elektronicky odeslat na katastr nemovitostí, nebude Vám prostý sken stačit.

V tuhle chvíli přichází na řadu tzv. autorizovaná konverze, kterou získáte něco více, než jen prostou kopii dokumentu. Autorizovaná konverze totiž zachovává stejný právní účinek, jako původní dokument a umožňuje Vám překonat například výše uvedenou překážku se skenováním úředně ověřených podpisů.

Pokud tedy máte smlouvu na převod nemovitost s úředně ověřenými podpisy a chcete ji odeslat datovou schránkou na katastr nemovitostí, je nejdříve nutné provést její konverzi do elektronické podoby. Konverzi vám provede např. Czechpoint, notář, pobočky Hospodářské komory či někteří advokáti.

Víme, že je ověřování listin poměrně složité téma. Pokud tedy budete potřebovat radu, neváhejte se na nás obrátit. A pokud naopak uvažujete, jak začít některé dokumenty podepisovat elektronicky, přečtěte si naši sérii článků na toto téma.

Ověřování veřejných listin k užití v cizím státě

Další situací, kdy budete potřebovat určité ověření, je použití veřejné listiny vydané orgány jednoho státu ve státu druhém. Za tímto účelem si nejprve musíme vysvětlit pojem veřejná listina. Veřejná listina je listina vydaná orgánem veřejné moci v mezích jeho pravomoci. Nebo je to také listina, kterou za veřejnou prohlásí zvláštní předpis. Kupříkladu se může jednat o:

  • Výpis z rejstříku trestů
  • Výpis z obchodního rejstříku, živnostenské oprávnění
  • Rodný list, oddací list, úmrtní list

Abyste mohli veřejnou listinu použít v jiných státech, než kde byla vydána, budete potřebovat ověřit její pravost a legitimitu. Cizí státy totiž jinak vůbec nemusí vědět, jak má veřejná listina vydaná cizím veřejným orgánem vypadat. Jaké možnosti tedy můžete využít?

Přímé předložení bez dalších povinností

První možností, která se nabízí, je předložit listiny bez překladu a vyššího ověření, resp. pouze s vícejazyčným formulářem. Tento postup je od minulého roku možný v členských státech Evropské unie na základě nařízení (EU) 2016/1191. Tato možnost samozřejmě není bez výjimek a nevztahuje se na veškeré listiny.

Nařízení se vztahuje pouze na veřejné listiny, které jsou v něm výslovně uvedeny, tj. listiny stvrzující narození, úmrtí, jméno, uzavření či rozvázání manželství, rodičovství, osvojení, bydliště, státní příslušnost, neexistenci záznamu v rejstříku trestů a další (jsou stanoveny v článku 2 nařízení, každý stát si ale může jejich rozsah upravit, neboť se musí jednat o listiny „formulářové“). Nařízení se vztahuje i na notářské listiny či listiny vydané správními úřady. Do nařízení nespadají listiny vydané ve třetích zemích či jejich ověřené kopie. K těmto dokumentům stačí přiložit vícejazyčný formulář, který je přílohou nařízení (a vydá ho orgán, který vydal listinu) a už není nutné je dále apostilovat nebo překládat. Jak takový vícejazyčný formulář vypadá můžete vidět níže. 

Vícejazyčný formulář pro potvrzení žití
Vícejazyčný formulář pro potvrzení žití

Nařízení nijak nebrání tomu použít ostatní postupy (např. apostilaci), jeho použití ale značně celý proces zlehčí, zlevní a především urychlí. Je důležité si uvědomit, že nařízení se nevztahuje např. na výpis z rejstříku trestů, na kterém je záznam či na výpis z obchodního rejstříku

Úřední překlad

Pokud není cílový stát členem Evropské unie (a listina zároveň nepochází z členského státu Evropské Unie) a v onom státě veřejný orgán nerozumí jazyku, ve kterém je listina vydána, je nutné zajistit její úřední překlad. Pozor, úředním (soudně ověřeným) překladem není překlad obyčejný (který si např. sami vytvoříte), ale překlad vytvořený úředním překladatelem zapsaným v seznamu překladatelů vedeným Ministerstvem spravedlnosti. Pokud má překládaný dokument i určité doložky (jako např. apostilu), je nutné přeložit i je. Úřední překlad je vždy svázaný s překládanou listinou a opatřen pečetí. 

Některé státy vyjma úředního překladu nevyžadují nutně žádné další ověření. Jsou to státy, se kterými má Česká republika uzavřenou dvoustrannou smlouvu o právní pomoci ve věcech občanských a rodinných. Seznam států, kde je úřední překlad dostatečný, naleznete zde (mezi nejvýznamnější patří např. Austrálie, Kanada, Nový Zéland). Vždy je ale nutné se do dané smlouvy podívat na přesně stanovený požadavek, neboť mohou být stanoveny další požadavky nebo uznávány jen některé listiny (hledejte ustanovení „Osvobození od ověřování listin“, „Platnost listin“ apod.). Příkladem, kdy nám tyto smlouvy ještě pomohou i přes existenci výše uvedeného nařízení, je např. smlouva se Slovenskem, díky které se nemusí dokumenty tam použití pocházející z České republiky ani překládat, ani vyšším způsobem ověřovat, tj. nemusí se k nim přikládat ani vícejazyčný formulář.

Apostilace

Apostila je ověřovací doložkou, která se připojí k dokumentu, který se má užít ve státě, který je členem Úmluvy o apostile, tzv. Haagské úmluvy. Státy této úmluvy nemusí používat superlegalizaci, apostilace je totiž dostatečná. Mezi tyto státy patří např. Indie, Japonsko, Rusko, Velká Británie či USA a mnoho dalších.

Apostilu vám k dokumentu vydaném v České republice připojí Ministerstvo spravedlnosti nebo Ministerstvo zahraničních věcí, a to dle typu vydané listiny. Pokud tedy např. potřebujete použít výpis z rejstříku trestů, tak si ho necháte nejprve vystavit, následně apostilovat a úředně přeložit. Až pak můžete tento výpis v cílovém státě použít. Pokud potřebujete ověřit dokument vydaný v zahraničí, na těchto stránkách naleznete seznam autorit, které vám apostilu vystaví, včetně ceny za její vyhotovení.

Superlegalizace

U všech ostatních států, které nejsou členy Evropské unie, členy Haagské úmluvy a které nemají s Českou republikou dvoustrannou smlouvu (např. většina států v Africe), přichází na řadu mnohem složitější proces superlegalizace. Ten má celkem tři kroky. Nejdříve listinu ověří ministerstvo, pod které spadá orgán, který listinu vydal, následně ji ověří Ministerstvo zahraničních věcí a jako poslední ji ověří zastupitelský úřad cílového státu (pozor, ne všechny státy mají zastupitelský úřad přímo v Praze, často je nejbližší v Berlíně či ve Vídni). 

Potřebujete-li snad ověřit podpis na soukromé listině za účelem jejího použití v zahraničí, musí ověření notářem potvrdit nejprve Ministerstvo spravedlnosti, následuje legalizace Ministerstvem zahraničních věcí a nakonec opět zastupitelský úřad cílového státu. Alternativou je prvotní ověření úředníky CzechPointu, jejichž podpisy eviduje Ministerstvo zahraničních věcí, čímž je možné pokračovat přímo na tomto ministerstvu. Avšak pozor, požadavek na tuto evidenci nesplňují ověření poskytovaná na pobočkách České pošty!

Dále opět nezapomínejte, že je nutné zařídit také úředně ověřený překlad.

Superlegalizace ani apostilace dokumentů není nutná u listin vydaných diplomatickými zástupci a konzulárními úředníky, pokud jsou státy členy Evropské úmluvy o zrušení ověřování listin vyhotovených diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky.

Nostrifikace

Posledním cizím slovem, které můžete v souvislosti s ověřováním listin potkat je tzv. nostrifikace. Jedná se o ověření např. dokladu o dosaženém vzdělání, např. diplomu či maturitního vysvědčení. Nejedná se ale o ověření listiny jako takové, ale o ověření celého stupně vzdělání, kde se posuzují např. absolvované předměty a jejich podoba s předměty vyučovanými v České republice. Nejedná se tedy o pouhé přeshraniční ověření listiny jako takové a v tomto článku se ji podrobněji věnovat nebudeme.

Prakticky

Jak tedy postupovat, pokud chceme užít veřejnou listinu vydanou na území České republiky v zahraničí?

1. Je cílový stát i předkládaná listina z Evropské unie a zároveň vyjmenována v čl. 2 nařízení (a má ji takto určenou i stát původu)?

  • Pokud ano, stačí mít k dokumentu připojen vícejazyčný formulář (to provede orgán, který listinu vydal) a dokument není nutné dále překládat ani ověřovat (pokud má stát původu s cílovým státem uzavřenou dvoustrannou smlouvu, není nutné přikládat ani formulář).

2. Pokud na dokument nevztáhnete výše uvedené pravidlo, uznává cílový stát češtinu jako jazyk, ve kterém mohou být veřejné listiny vydány?

  • Pokud neuznává, je nutné zařídit úřední překlad. A jestliže budeme dokument nějakým způsobem ověřovat, zařídíme úřední překlad až po ověření.

3. Jedná se o listinu vydanou diplomatickým zástupcem či konzulárním úředníkem a užije se ve státě, který je členem úmluvy uvedené výše?

  • Pokud ano, nepotřebujeme vyšší ověření
  • Pokud ne, pokračujeme níže

4. Má Česká republika se státem, kde má být dokument užit, dvoustrannou smlouvu o právní pomoci?

  • Pokud ano, je nutné se do smlouvy podívat (zkontrolovat požadavek neověření a druh veřejné listiny) a nejspíše nebude vyšší ověření nutné
  • Pokud ne, pokračujeme níže

5. Je cílový stát členem Haagské úmluvy o apostile?

  • Pokud ano, stačí vyřídit apostilaci dokumentu
  • Pokud ne, musíme dokument superlegalizovat