Obchodní jednání a uzavírání smluv se často neobejdou bez osobního kontaktu s ostatními stranami. Avšak ve světle současné situace, kdy je na místě omezit kontakt s nemocnými lidmi, je vhodné uvažovat o alternativách k obvyklým způsobům kontraktace a pořádání schůzek. Například o elektronickém právním jednání a jiných způsobech uzavírání smluv na dálku.
Při jednání s klienty si již mnoho lidí osvojilo možnost nahradit osobní kontakt online videokonferencí. Při uzavírání smluv a jejich podepisování na dálku se však stále velmi hojně využívá vlastnoruční podpis papírového dokumentu a jeho následné naskenování.
Dnešní technologie již dokážou papír a vlastnoruční podpis v drtivé většině případů spolehlivě nahradit. Davům lidí na poště nebo setkávání se s kurýrem se tak lze zcela vyhnout. Tento článek se tedy bude zabývat možnostmi elektronického uzavírání smluv na dálku a elektronického podepisování dokumentů.
Spousta lidí si představuje, že smlouvu lze uzavřít pouze podpisem listinné smlouvy. A není se čemu divit, papír a inkoust odjakživa představovaly hlavní způsob potvrzování závazkových vztahů. Mnoho lidí si však již neuvědomuje, že dennodenně uzavíráme nespočet smluv různými neformálními způsoby, aniž bychom se museli papíru nebo pera vůbec dotknout. Smlouva je totiž uzavřena již v okamžiku, kdy si strany ujednají její obsah, aniž by bylo nutné jej jakýmkoliv způsobem zachytit. Například tedy přepravní smlouvu lze uzavřít konkludentně již vstupem do autobusu. Nebo kupní smlouvu lze uzavřít objednáním pizzy po telefonu.
Všechny tyto způsoby právního jednání jsou srovnatelné s jejich písemnou formou. Občanský zákoník je totiž založen na principu autonomie vůle a zásady bezformálnosti. Podle těchto je možné si za určitých podmínek ujednat práva a povinnosti odchylně od zákona a zvolit si pro právní jednání libovolnou formu, není-li v konkrétním případě omezena ujednáním nebo zákonem.
Ve většině případů není forma právního jednání žádným způsobem stanovena a je tedy možné právně jednat i ústně nebo konkludentně. Výjimky klade zákon například na zakladatelská právní jednání právnických osob nebo u převodu věcných práv k nemovitostem, které je nutné činit výhradně písemně. To však neznamená, že je nutné právní jednání sepsat na papír a ručně podepsat. Písemnou formu právního jednání lze totiž dodržet i v elektronické podobě, pokud budou dodrženy dva základní předpoklady, a to písemnost (právního jednání) a podpis jednajícího. Například smlouva tedy může existovat již od počátku pouze v elektronické podobě a absence její papírové podoby nemá na její platnost ani účinnost žádný vliv.
Problém nastává v případě, kdy je nutné úředně ověřit podpis na listině. Jádro problému zde spočívá v tom, že v současnosti obecně není možné nahradit úředně ověřený podpis elektronickým podpisem. To se však brzy změní – k tomu více v třetím dílu článku. S požadavkem na úředně ověřený podpis se můžeme setkat například u listiny, jež je podkladem pro zápis do veřejného rejstříku nebo kterou se zakládá, mění nebo ruší obchodní korporace. Stejně tak je nutné ověřit pravost podpisu na listinách, kterými se zapisuje věcné právo do katastru nemovitostí.
Například u kupních smluv k nemovitostem je tedy zavedenou praxí, že jsou opatřeny vlastnoručními úředně ověřenými podpisy. Ačkoliv lze podle katastrální vyhlášky ověřit pravost i u elektronických podpisů, je pro to vyžadováno použití kvalifikovaného certifikátu elektronického podpisu, který umožňuje jednoznačnou identifikaci podepisující osoby. Tento požadavek tedy jednání elektronickou formou s katastrálním úřadem značně ztěžuje (o tom, jak získat kvalifikovaný certifikát elektronického podpisu, se dozvíte níže).
Text právního jednání v elektronické formě je možné zachytit libovolným způsobem. Může se jednat například o dokument ve formátu .docx, .pdf nebo i o prostý e-mail. Jakým způsobem lze ale takový elektronický dokument podepsat?
Pro vytvoření jednoduchého elektronického podpisu není nutné používat žádný zvláštní počítačový program. Prostý elektronický podpis lze totiž vytvořit i uvedením jména a příjmení na konci emailu nebo naskenováním vlastnoručního podpisu a jeho připojením k dokumentu. Elektronický podpis může představovat i pouhá emailová adresa nebo přihlašovací údaje, pokud z nich lze dovodit identitu jednající osoby.
Takováto forma elektronického podpisu tak postačuje k tomu, aby v běžných soukromoprávních vztazích vytvářela zamýšlené právní účinky. I připojením naskenovaného podpisu nebo jiného obyčejného elektronického podpisu k dokumentu tedy lze uzavírat smlouvy.
I odesláním takového emailu lze uzavřít smlouvu
Je však nutné počítat s tím, že prostý elektronický podpis není dostatečně důvěryhodný na to, aby bylo možné jej postavit na roveň vlastnoručnímu podpisu. Navíc, prostý elektronický podpis neumožňuje zjistit následnou změnu podepisovaného dokumentu a je možné jej relativně snadno zfalšovat.
Pokud však vedete s druhou stranou emailovou konverzaci, ze které je patrný úmysl uzavřít smlouvu, tak je uzavření smlouvy jejím podpisem, skenováním a zasláním obecně v pořádku. Pro případ potenciálního sporu o existenci smlouvy totiž v takovém případě hraje ve Váš prospěch nejen naskenovaná smlouva, ale také předcházející komunikace a emailová adresa protistrany, ze které smlouva přišla.
Vyšší úroveň zabezpečení umožňuje zaručený elektronický podpis a elektronické podpisy vyšší úrovně. Tyto elektronické podpisy již umožňují jednoznačné ověření totožnosti podepsané osoby a jsou k dokumentu připojeny takovým způsobem, že umožňují zjistit jeho jakoukoliv následnou změnu.
Pro vytvoření zaručeného podpisu jsou však již za potřebí zvláštní nástroje (viz druhý díl článku) a je nutné nejprve získat tzv. certifikát elektronického podpisu. Tento certifikát je zpoplatněn a jeho cena v závislosti na druhu a poskytovateli začíná na 400–500 Kč ročně. Žádost o vydání certifikátu lze vytvořit online, ale pro její vyřízení je obvykle nutné osobně navštívit poskytovatele certifikátu a doložit občanský průkaz nebo cestovní pas.
Zaručený elektronický podpis může být založen na komerčním nebo na kvalifikovaném certifikátu. Certifikát si dokonce můžete vydat sami, pokud to zvládnete. Avšak takový certifikát nemá valné hodnoty, neboť je snadno podvrhnutelný. Útočník si totiž může vydat tentýž certifikát pod vaším jménem. Proto vznikly kvalifikované certifikáty, které vydávají tzv. „certifikační autority“ a které jsou mnohem bezpečnější. Seznam vydavatelů kvalifikovaných certifikátu můžete nalézt zde.
Zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu a vydaný kvalifikovanou autoritou se nazývá „uznávaný elektronický podpis“. Tento podpis je možné vyjma v soukromoprávních vztazích používat také pro podepisování dokumentů určených veřejnoprávnímu sektoru (například úřadům). Pokud tedy chcete zaslat dokument elektronicky například finanční správě, budete jej muset opatřit uznávaným elektronickým podpisem (nebo poslat z Vaší datové schránky, ale to je kapitola na jindy).
Nejvyšší úroveň elektronického podpisu představuje tzv. „kvalifikovaný elektronický podpis“. Jedná se o druh uznávaného elektronického podpisu, který je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů. Jejich seznam můžete nalézt zde. V praxi to znamená, že tento podpis lze vytvořit pouze za pomoci čipové karty, USB tokenu nebo podobného zařízení. Kvalifikovaný podpis tedy zaručuje vysoký stupeň důvěryhodnosti. Povinně jej však musí využívat pouze orgány veřejné správy při jednání vůči soukromoprávním osobám. Soukromé osoby využívají kvalifikovaný elektronický podpis výhradně dobrovolně.
Zajímavou alternativou k pořizování výše uvedených elektronických podpisů je využití komerčních řešení, jako je například iSmlouva nebo DocuSign. Tyto služby umožňují rychle a bez zbytečných formalit podepisovat dokumenty na libovolném místě a na libovolném zařízení, které je připojeno k internetu. Některé z nich dokonce umožňují identifikovat stranu naskenováním občanského průkazu a následně tak podepsat dokument zaručeným elektronickým podpisem. Archivaci elektronických smluv a zajištění jejich důvěryhodnosti zase umožňuje například systém FlowDoc.
Na všechny tyto nástroje se podíváme v příštím dílu článku a posvítíme si tak na jejich silné a slabé stránky. Článek je prvním dílem ze série článků věnovaných elektronickému právnímu jednání. Druhý díl je věnován tématu jakým způsobem probíhá elektronické podepisování dokumentů prostřednictvím různých aplikačních řešení. Třetí díl je věnován tématu elektronického jednání s úřady
Nevíte si rady s elektronickým právním jednáním? Chtěli byste uzavřít smlouvu elektronicky, ale potřebujete pomoci? Rádi Vám pomůžeme.