Elektronické právní jednání – 2. díl

elektronický podpis

minulém díle jsme s zabývali tím, jak funguje elektronický podpis a jakými způsoby lze elektronicky právně jednat. Vysvětlili jsme, k čemu slouží certifikáty elektronických podpisů. Zmínili jsme také jaké druhy elektronických podpisů známe a jakým způsobem lze elektronický dokument podepsat.

V dnešním díle se na toto téma podíváme ještě praktičtěji než minule. Posvítíme si totiž na několik služeb určených pro vytváření, podepisování a správu dokumentů v digitální podobě. Konkrétně se bude tento článek zabývat tím, jakým způsobem probíhá elektronické podepisování dokumentů prostřednictvím různých aplikačních řešení, jaké další funkce tato řešení nabízí a jaké jsou jejich výhody a nevýhody.

Pro pořádek uvádíme, že tento článek není sponzorován a za uvedení níže uvedených produktů jsme neobdrželi žádné plnění. Výběr níže uvedených nástrojů odpovídá tomu, jaké nástroje zmínili naši sledující na sociálních sítích po publikaci předchozího dílu článku. Nejedná se tedy o placenou propagaci.

Výběr správného systému

Jaké funkce můžeme od služeb pro správu a vytváření elektronických dokumentů očekávat? Ideální služba nás provede celým životním cyklem elektronického dokumentu. Umožní nám tedy elektronický dokument vytvořit, upravit, podepsat, archivovat i skartovat.

Ve spoustě případů existují dokumenty již od počátku v digitální podobě. Někdy je ale dokument původně papírový a do elektronické podoby je převeden naskenováním. V takových případech přijde vhod, když systém pro správu dokumentů dokáže automaticky rozpoznávat znaky (OCR). Jedině tehdy je možné pracovat s naskenovaným textem jako s normálním počítačovým textem. Pokud ale s obsahem dokumentu nepotřebujete v textové podobě dále pracovat, postačí vám obyčejné naskenování.

Co se týče podepisování elektronických dokumentů, v tomto ohledu se mohou potřeby jednotlivých osob lišit. Někteří mohou preferovat podepisování dokumentů vysoce důvěryhodnými a bezpečnými elektronickými podpisy s kvalifikovanými certifikáty nebo dokonce prostřednictvím kvalifikovaných prostředků. Pro jiné zase může být důležitá rychlost a jednoduchost podepisování, tak aby mohla dokument podepsat i osoba, která žádný certifikát elektronického podpisu nemá. Proto spíše ocení možnost podepsat dokument jednoduchým elektronickým podpisem nebo biometrickým podpisem na tabletu.

Důležitou funkcí je také správa a archivace elektronických dokumentů. Vždy totiž může přijít vhod možnost mít všechny dokumenty dostupné kdykoliv a kdekoliv prostřednictvím elektronického úložiště. Při využití certifikátů elektronického podpisu je dále nutností vypořádat se s jejich omezenou platností, tak aby bylo možné ověřit důvěryhodnost dokumentu i s odstupem času.

DocuSign

Jednou z nejrozšířenějších služeb pro podepisování a správu dokumentů jsou produkty firmy DocuSign. Jejich řešení s názvem eSignature umožňuje téměř na jakémkoliv zařízení (iOS, Android, Windows) elektronicky podepisovat dokumenty jednoduchým elektronickým podpisem za pomoci myši, touchpadu nebo předpřipravených podpisových vzorů.

Podepisování smluv s DocuSign přitom nevyžaduje, aby se ostatní smluvní strany kamkoliv registrovaly. Podepisující straně lze jednoduše zaslat email obsahující pozvánku k podpisu dokumentu. Tato obsahuje pouze odkaz na internetovou stránku, prostřednictvím které lze dokument podepsat. Autentifikace podepisující strany přitom probíhá takovým způsobem, jakým určí strana zasílající dokument k podpisu. Může se jednat o kód zasílaný do SMS nebo například znalost určité skutečnosti. K používání DocuSign tedy postačuje pouze internetový prohlížeč.

Základní řešení DocuSign však neumožňuje podepisovat dokumenty zaručeným ani kvalifikovaným elektronickým podpisem. Službu tedy nelze využívat pro podepisování dokumentů určených veřejné správě, nebo pokud chcete minimalizovat možnost nesprávné identifikace nebo autentizace podepisující osoby. Na druhou stranu, pro podpis běžných soukromoprávních dokumentů řešení zcela postačuje. Druhou nevýhodou může být absence české jazykové verze.

Základní balíček umožňující využívání DocuSign stojí $15 měsíčně a umožňuje odeslat a podepsat až 5 různých dokumentů měsíčně. Nabízí se však také balíčky rozšířených služeb, které kromě výhodnější ceny za jednu uzavřenou smlouvu lákají na doplňkové služby jako personalizované emaily zasílané stranám při podpisu nebo přikládání fotokopií dokumentů k podpisu, například občanského průkazu.

iSmlouva

Další cloudovou službou umožňující nahradit papírové dokumenty je iSmlouva od firmy Digital Factory. I tato služba umožňuje podepisování dokumentů, aniž by musel zákazník cokoliv instalovat nebo se někde registrovat. Oproti DocuSign však nabízí kompletní rozhraní v českém jazyce a integraci do českého právního prostředí; iSmlouvu tak lze jednoduše propojit například s katastrem nemovitostí nebo ARESem.

iSmlouva nabízí široké možností podepisování a autentifikace osob. Na své si tak přijdou jak ti, kteří hledají možnost rychlého a neformálního podepisování, tak osoby vyžadující velmi bezpečné a důvěryhodné možnosti podepisování. Identifikace podepisující strany může být provedena buď pouze prostřednictvím emailu či SMS kódu, dvoufaktorově, nebo také na základě údajů z občanského průkazu. Dokonce se připravuje možnost automatického čtení údajů z osobních dokladů, tak aby bylo možné klienta bezpečně a zároveň automaticky ověřit i na dálku. Dokumenty tedy lze s iSmlouvou podepisovat jak prostým elektronickým podpisem, tak podpisem zaručeným, pokud zákazník disponuje svým certifikátem elektronického podpisu.

Kromě zjednodušení samotného podepisování nabízí iSmlouva také aktuální vzory různých typů smluv nebo úložiště dokumentů se vzdáleným přístupem.

iSmlouva nabízí různé možnosti předplatného. Pro zákazníky uzavírající pouze malé množství smluv je vhodný jednorázový poplatek 49 Kč za jednu uzavřenou smlouvu. Při podepisování většího množství dokumentů však může vyjít výhodněji jeden z balíčků služeb, které kromě nižší ceny za podepsanou smlouvu nabízí také další služby jako je telefonická podpora nebo ukládání vlastních vzorů.

FinPro

FinPro je nástroj pro správu klientů určený zejména pro použití v prostředích jako je finančnictví, pojišťovnictví nebo call centra. Má mnoho možností využití, mezi něž patří například plánování schůzek, evidence smluv nebo hlídání termínů a plateb.

Mimo své další funkce umožňuje FinPro také vytvářet a podepisovat smlouvy. Pro podepisování dokumentů lze využívat jak elektronických podpisů s certifikáty, tak biometrického podpisu vytvářeného tahem prstu po displeji telefonu nebo digitálním perem. Identifikaci zákazníka nechává na klientovi, může se jednat o číslo občanského průkazu, rodné číslo, datum narození, nebo jen zadání kódu zaslaného v SMS. Podepisovat umožňuje FinPro i na dálku. V takovém případě dochází k předání dat formou webového formuláře nebo naskenováním dokladů do webového rozhraní.

Hlavním tahákem tohoto řešení je to, že v jedné aplikaci nabízí velké množství funkcí, kvůli kterým je obvykle nutné využívat několik nezávislých řešení. Výhodou je pak také propojení a kontrola mnoha datových vstupů, které v souhrnu poskytují lepší přehlednost. Systém lze dále napojit na SMS bránu, tak aby posílal důležitá upozornění formou textových zpráv, třeba i všem zaměstnancům najednou.

Jak vyplývá z výše uvedeného, FinPro není pouze nástroj pro podepisování dokumentů. Jedná se o komplexní interní systém určený pro malé nebo střední firmy, ve kterém možnost podepisovat dokumenty představuje pouze jednu z mnoha dalších funkcí. Pokud ale hledáte pouze jednoduchou aplikaci pro podepisování elektronických dokumentů, měli byste se poohlédnout jinde.

Cost Cutting Solutions Ltd

Řešení od společnosti Cost Cutting Solutions je na rozdíl od předcházejících produktů vhodnější pro firmy pracující s velkým množstvím papírových dokumentů, které zajímají možnosti digitalizace. Zjednodušeně řečeno, tento nástroj umožňuje převedení papírových dokumentů do digitální podoby a vytěžení v nich obsažených dat.

Například tedy dokáže vyčíst částky a variabilní symboly z faktur nebo údaje o protistraně a době trvání ze smluv. Nástroj je dále možné přímo integrovat do skenovacího software, díky čemuž lze automatizovat práci s digitálními dokumenty. Výhodou tohoto řešení je tedy možnost hromadného a automatického elektronického podepisování, autorizované konverze nebo archivace dokumentů.  

Pro podepisování dokumentů řešení využívá pouze elektronických podpisů vyšší úrovně. Bez certifikátu elektronického podpisu tak tímto nástrojem dokumenty nepodepíšete. Stejně tak jako bez počítače s Windows.

Své uplatnění tak toto řešení nalezne zejména na podatelnách a recepcích, kde umožní automatizovat proces digitalizace dokumentů. Naopak pro jednotlivce hledající jednoduchý způsob podepisování několika dokumentů ročně tento nástroj není ideálním řešením.

Flow Doc

Posledním z popisovaných řešení je FlowDoc od společnosti Konica Minolta. Jedná se o elektronický archiv, který zvládá i typické předdefinované agendy každé firmy (např. schvalovaní faktur, připomínkovaní smluv, tvorba a evidence směrnic a pracovních postupu, evidence došlé pošty apod).

FlowDoc pro Vás může být zajímavý také pokud podepisujete dokumenty elektronickým podpisem s certifikátem. Pravděpodobně jste narazili na otázku omezené platnosti certifikátu elektronického podpisu. Jak totiž bylo nakousnuto v předchozím díle tohoto článku, závažným problémem uchovávání elektronických dokumentů je platnost certifikátu elektronického podpisu, která se posuzuje vždy k současnému okamžiku (tj. okamžiku ověření), ne zpětně k době vytvoření elektronického podpisu. Proto může nastat situace, že dokument původně opatřený elektronickým podpisem s platným certifikátem se jeví jako nedůvěryhodný (ať už z důvodu kompromitace nebo vypršení platnosti certifikátu).

Platnost certifikátu elektronického podpisu však lze konzervovat přikládáním elektronických časových razítek, což za Vás automaticky provede právě FlowDoc. Kromě pro ukládání a práce se soubory, je důležitou součástí tohoto řešení i důvěryhodná archivace dokumentů včetně elektronické skartace dle skartačního řádu. FlowDoc ukládá elektronické dokumenty na úložiště, kde se místo třídění do složek opatří metadaty, která umožňují rychlejší vyhledávání. Usnadňuje tak přístup k dokumentům při zachování jejich zabezpečení i důvěryhodnosti.

Článek je druhým dílem ze série článků věnovaných elektronickému právnímu jednání. V prvním díle jsme se věnovali tomu, jak funguje elektronický podpis a jakými způsoby lze elektronicky právně jednat. Třetí díl je věnován tématu elektronického jednání s úřady.

Nevíte si rady s elektronickým právním jednáním? Potřebujete poradit, jestli Vámi zamýšlený způsob elektronické kontraktace je v souladu s právní úpravou?
Rádi Vám pomůžeme.

Začněme spolupracovat ještě dnes

Kontaktujte nás