S blížící se účinností zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů ↗ se začínají objevovat také otázky, které jsou spojeny s jeho implementací ve společnostech.
A protože už se mnoho společností do implementace pustilo (ostatně do účinnosti pro firmy nad 250 zaměstnanců už zbývá jen pár dnů), rozhodli jsme se vám ulehčit hledání těch nejpalčivějších otázek.
Nenašli jste odpověď na tu svou otázku? Pošlete dotaz na kolegu Jirku na e-mail jiri.h@sedlakovalegal.com, který vám nejen odpoví, ale zařadí váš dotaz do tohoto ultimátního FAQ článku.
20. 7. 2023: Jak funguje podávání oznámení ústně? Pokud mi někdo zavolá, musím mít zřízené nahrávání telefonního hovoru nebo můžu rovnou vnitřním předpisem stanovit, že telefonní hovory nahrávány nebudou, a že lze oznámení podat telefonním hovorem, přičemž bude pořízen přepis hovoru (oznámení), který se na konci hovoru přečte a oznamovatel se k němu vyjádří?
Co se týče nahrávání telefonního hovoru, ten bychom nedoporučovali a nezřizovali bychom nahrávání automaticky. Zaprvé přichází problémy s tím, kde je nahrávka uložena a jak je zajištěna důvěrnost uložených informací. Za druhé nahrávku lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Pokud tedy souhlas neudělí, nahrávka pořízena nebude a bude pouze pořízen záznam z podání (shrnutí), které by vám ideálně měl pracovník podepsat, ať máte záznam, že shrnutí odpovídá.
Takto to uvádí důvodová zpráva: "V případě pořízení přepisu oznámení i v případě sepsání záznamu o oznámení se oznamovateli umožní, aby se k těmto vyjádřil. Jeho vyjádření se k přepisu či záznamu přiloží."
20. 7. 2023: Je někde stanoveno, že vnitřní oznamovací systém musí být k dispozici 24/7?
Vzhledem k tomu, že ani důvodová zpráva, ani směrnice o ochraně oznamovatelů nenastavuje žádná pravidla pro dostupnost oznamovacího systému, není potřeba mít jej dostupný 24/7. V podstatě některý z těch kanálů je pro oznamovatele 24/7 dostupný, a tím je písemné oznámení. Ať už prostřednictvím software, e-mailu či jiným způsobem. Z tohoto důvodu se nedomníváme, že by cílem zákona bylo mít 24/7 dostupnou telefonní linku.
Povinnost zavést vnitřní oznamovací systém se týká zaměstnavatelů s 50+ zaměstnanci. Co když mám pouze spolupracující OSVČ pracující na základě smlouvy o spolupráci? Musím zavádět vnitřní oznamovací systém?
Ne, zákon výslovně hovoří o zaměstnancích. Tím je tedy osoba v pracovním poměru, osoba vykonávající práci na základě dohod o práci konané mimo pracovní poměr (DPP/DPČ), osoby s čátečným úvazkem.
Máme 30 svých zaměstnanců a 30 agenturních zaměstnanců, musíme řešit whistleblowing?
Agenturní zaměstnance do limitu 50 zaměstnanců nutných pro zavedení whistleblowingu počítat musíte. Důvodová zpráva uvádí, že agenturní zaměstnanci se započítají 2x - u obou "zaměstnavatelů"
Co když chce oznámení učinit bývalý zaměstnanec? Musím mu to dovolit?
Ano, pokud bývalý zaměstnanec oznamuje protiprávnost, která nastala v době trvání jeho pracovního poměru. Dle důvodové zprávy platí, že není důležité, zda oznamovatel práci v okamžiku podání oznámení stále vykonává, či ji vykonával v minulosti. Konrkétněji se vyjadřuje směrnice EU o ochraně oznamovatelů, která konkretizuje, že ochranu požívají také osoby, které ozmanují informace o porušení získané v rámci pracovního poměru, který mezitím skončil.
Jsem povinná osoba dle AML. Můžu si pořídit externí software, přes který budu přijímat oznámení?
AML zákon v novelizované podobě uvádí, že vnitřní oznamovací systém nemůže být veden třetí osobou. Tímto vedením se však nemyslí technické zajištění oznamovacího kanálu pro sběr oznámení. Pokud externí poskytovatel oznamovacího software nemá přístup k informacím v oznámení (data jsou šifrována a nemá klíče k rozšifrování), nepovažuje se za osobu, která by vedla oznamovací systém. Za těchto podmínek tak externí software využívat můžete.
Podrobný článek o whistleblowingu pro AML povinné osoby naleznete pod tímto odkazem ↗.
Jak mám zveřejnit informace pro oznamovatele?
Informace pro oznamovatele musí být zveřejněny způsobem umožňující dálkový přístup. V informacích musí být uvedeno:
Tyto informace dle aktuálních názorů Ministerstva spravedlnosti musíte zveřejnit takovým způsobem, aby se k tomu dostali všichni. Například pod veřejný odkaz na internetové stránky společnosti.
Co když je obsahem oznámení úplná blbost? Třeba nespokojenost s jídlem? Nebo jiný trolling?
Nezapomínejte, že ochrana oznamovatelů v rozsahu zákona má omezenou působnost. Cílem je předcházet páchání trestné činnosti a přestupků nad 100 000 Kč, případně specifických právních předpisů (ochrana osobních údajů, životní prostředí, spotřebitel). Velká část oznámení, které vám tak přijdou, nebudou spadat pod rozsah zákona a mohou být řešeny jako pouhé podněty. Nikoliv jako oznámení.
Prakticky tak můžete oznamovateli odpovědět, že se nejedná o oznámení dle zákona a nebudete se tím dále zabývat v rozsahu vnitřního oznamovacího systému.
Mohu mít více řešitelů oznámení?
Ano, zákon to nezakazuje. Je však potřeba dobře nastavit interní předpisy, aby nedocházelo k porušování mlčenlivosti. Zároveň je důležité, aby byli řešitelé oznámení dobře proškolení.
Chcete proškolit řešitele oznámení? Neváhejte nás kontaktovat ↗.
Musíme mít zavedený software pro řešení oznámení?
Ne. vnitřní oznamovací systém může být založen například pouze na e-mailové adrese a ústním podání. Nezapomeňte ale, že e-mailová adresa musí být zajištěna tak, aby k ní neměl přístup nikdo jiný, než oznamovatel. A to i po technické stránce. Je prostě potřeba zajistit, aby k obsahu oznámení a totožnosti oznamovatele měla přístup pouze příslušná osoba (řešitel oznámení).
Musím do 30 dnů od přijetí oznámení vyřešit protiprávní stav?
Častý dotaz, který dostáváme směřuje k tomu, zda v zákonné lhůtě 30 dnů na prošetření řešitelem musí být problém zcela vyřešen. Není tomu tak. V této lhůtě musíte buď:
Kolik chodí z praxe oznámení?
Toto je velmi složitá otázka. Máme klienty, kteří již dobrovolně zavedli vnitřní oznamovací systém v minulosti. A nepřišlo jim doposud ani jedno oznámení. Poté existují klienti, kteří, aniž by u nich existoval oznamovací systém, řeší několik problémů, které od 1. 8. podřadíme pod whistleblowing. Jaká je rada na závěr? Funkční systém možná zvýší počet podaných oznámení, ale zároveň zajistí větší transparentnost a soulad s právními předpisy společnosti.
Počet oznámení se dle našeho názoru od 1. 8. 2023 zvýší, proto je dobré být připraven na případná oznámení od vašich zaměstnanců.
Kolik stojí implementace whistleblowingu?
Cena se odvíjí od velikosti společnosti, nastavených procesech, aktuálního stavu apod. Náklady na oznamovací software se mohou pohybovat v částce 2-4 tisíce měsíčně. Náklady na implementaci procesních pravidel a právních dokumentů poté činí částku od 35 000 Kč + DPH. Konkrétně se na naše služby v oblasti whistleblowingu můžete podívat zde:
Whistleblowing se SEDLAKOVA LEGAL -->