Máte alespoň 50 zaměstnanců, jste veřejný zadavatel, nebo řešíte AML? V takovém případě se vás whistleblowing ↗ týká v plném rozsahu. A to už možná od 1. 8. 2023.
Musíte nastavit interní pevný, funkční systém pro řešení oznámení. Správně nastavíme vaši dokumentaci, určíme osobu v rámci vaší organizace, které byste svěřili funkci řešitele oznámení nebo která by proškolila vaše zaměstnance – krok za krokem, s vámi. Doporučíme vám nástroje našich technických partnerů, nebo pomůžeme s výběrem alternativních. Jako autoři první vzorové whistleblowing dokumentace v ČR, s hlubokými zkušenostmi z řady compliance projektů, umíme připravit rychlou a úspornou implementaci celého systému.
Jaká jednání oznamovat? O čem informovat oznamovatele? Co udělat s přijatým oznámením? Všechny potřebné vzory a definice procesů vám připravíme tak, abyste mohli oznámení řešit sebevědomě již od prvního dne. Dokumenty i procesy provážeme s Vašimi vnitřními předpisy, chodem společnosti a požadavky koncernu či specifické legislativy. Obecných vzorů odtržených od reality se od nás nedočkáte. Náš tým na whistleblowing má za sebou mnoho projektů v rozličných společnostech, díky čemuž nový whistleblowing systém přesně zapadne do vaší společnosti.
Jak oznámení přijmout a kdy je potřeba odpovědět? Jakým způsobem je musíte přijímat? Osobně, telefonicky, elektronicky, a ještě limitovat kdo má k oznámení mít přístup? A co přesně potřebujete evidovat? Pokud si chcete zjednodušit administrativu, použijte pro kontrolu přístupů, hlídání lhůt, vedení evidence, ale i pro zajištění důvěrnosti oznámení některý z existujících nástrojů na trhu, které lze implementovat na klíč. Investice do něj se vám rychle vrátí. Jsme technologicky neutrální a spolupracujeme s několika platformami, doporučíme vám tak tu, která vám bude nejlépe vyhovovat. Nenutíme vám pouze ty naše, ale když se pro ně třeba rozhodnete, tak díky nám získáte lepší cenu.
Máte již dokumenty, procesy a platformu? Teď je potřeba rozhodnout, jestli oznámení řešit interně, nebo externě. Pro interní řešení vás proškolíme, projdeme s Vámi několik vzorových případů a budeme vždy k dispozici pro případy potřeby. Pokud ale chcete vědět, že v první řadě oznámení dojde někomu kompetentnímu a že bude řádně posouzeno, tak nám řešení oznámení předejte a my vše zajistíme za vás na klíč, bez nutnosti školení řešitele oznámení. Následně proškolíme vaše zaměstnance, abyste věděli, co od whistleblowingu čekat, kdo a jak řeší oznámení a jaké záruky ochrany oznamovatel má. Vašemu vedení pak představíme nutná opatření pro správné fungování whistleblowingu ve společnosti.
E-mailem, telefonicky nebo přes vámi libovolný komunikační nástroj si společně domluvíme schůzku. Společně předem ověříme, v jakém rozsahu musíte whistleblowing řešit. Rádi se potkáváte osobně nebo se potřebujete připojit online? Nic pro nás není překážkou. Na schůzce se pak pobavíme o vašich potřebách a preferencích.
Po schůzce vám zašleme doplňující dotazy a vše vysvětlíme tak, abyste otázkám rozuměli – pokud již vše neprojdeme osobně. Nemusíte se bát, že na vás budeme mluvit jazykem Mordoru ↗, nebo jinou nesrozumitelnou řečí (třeba tou právnickou). Zakládáme si na tom, abyste vy i vaši zaměstnanci dobře věděli, jaké otázky se řeší a proč.
Prozatím nevíte, co vše musíte řešit? Třeba najdete odpověď na našem blogu ↗
Jakmile od vás dostaneme všechny podklady a zjistíme, na jaké oblasti se při řešení whistleblowingu ve Vaší společnosti zaměřit, získáme o těchto oblastech maximum informací a navrhneme whistleblowing systém přesně pro Vás. Máte mateřskou společnost v USA nebo Francii? Musíte reportovat řešená oznámení do centrály? Nebo po Vás zákazník chce dodržovat etický kodex? Nic není problém.
Jakmile získáme detailní informace o Vás, navrhneme nejvhodnější přístup k řešení whistleblowingu. Máte oddělení interního auditu? Ideální pro interní řešení oznámení. Máte jen jednu osobu na HR? Nevadí, oznámení můžeme vyřešit za Vás. Pořídili jste si vlastní nástroj pro řešení oznámení? Napasujeme všechny dokumenty i procesy na něj.
Protože naše řešení se přizpůsobuje Vám a Vašemu podnikání. Ne naopak. Získáte tak sadu dokumentů přímo ušitých pro Vás, jako ten nejlepší oblek. Celý systém dokumentů a procesů nebude otravovat, ale pomůžeme Vám nasadit ho hezky organicky do Vašich stávajících vnitřních předpisů a firemních postupů.
Posláním štosu dokumentů nekončíme, právě naopak. Vše spolu projdeme a případně upravíme podle Vašich připomínek. Následně si projdeme vzorová oznámení, abyste je sami uměli vyřešit. Nebo řešení oznámení zajistíme pro Vás a vy nic nemusíte řešit.
Pomůžeme Vám také s naplněním whistleblowingového nástroje obsahem, popř. pokud budete chtít, tak i s jeho nastavením. Je nám totiž jasné, že správná kategorizace jednotlivých kategorií oznámení v dlouhodobém výhledu ušetří spoustu práce.
Přišlo oznámení a nevíte si s nám rady? Nebo jste jako řešitel ve střetu zájmů? Popř. se jedná o citlivou věc, o které nikdo nesmí vědět? Zajistíme pro Vás vyšetření oznámení a návrh účinných nápravných opatření.
Dostali jste lživé oznámení, které Vás nebo vybraného zaměstnance mělo jen poškodit? Ověříme, že tomu skutečně tak bylo, a navrhneme efektivní kroky proti oznamovateli.
Neprodáváme dokumenty do šuplíku, ale funkční řešení. Níže jsme tak připravili několik balíčků, které komplexně pokryjí zavedení whistleblowingu ve společnostech rozličných velikostí.
