"Kdyby nebylo EU, tak žádný whistleblowing v ČR neřešíme." Tak zní parafráze jednoho ze senátorů při schvalování nového zákona o ochraně oznamovatelů ↗.
A na tomto prohlášení něco bude. Česká republika nepatří mezi země, kde by se již roky řešila ochrana oznamovatelů. Pro mnoho společností je whistleblowing synonymem "práskačství". Ať už pro vás oznamovatel znamená cokoliv, v polovině léta přichází zásadní změna - povinnost zavést oznamovací systém pro všechny veřejné instituce, veřejné zadavatele a zaměstnavatele s 250+ zaměstnanci.
Co whistleblowing přináší? Musíte jej ve vaší organizaci řešit? Jaké jsou jeho výhody? A co se naopak stane, pokud zákon řešit nebudete? Na tyto otázky známe odpovědi. Pohodlně se usaďte.
Pokud už nyní víte, že potřebujete s ochranou oznamovatelů pomoct, využijte našich služeb ↗.
Ne každý si potrpí na anglické pojmy. V tomto případě je však velmi složité nalézt český ekvivalent. Pojem whistleblowing pochází z 60. a 70. let a přišel k nám z USA, přičemž znamená upozorňování na podezřelé nebo trestné jednání na pracovišti. Jenže pro mnohé zaměstnance představuje jakékoliv upozornění obavu, že budou sami vystaveni negativním důsledkům tohoto oznámení. Například, že dojde k výpovědi.
A tak přichází zákon o ochraně oznamovatelů.
Z pohledu nově přicházejícího zákona se jedná o systém ochrany oznamovatelů, kteří upozorní na nekalé, neetické nebo nezákonné jednání v rámci organizace, pro níž vykonávají pracovní nebo obdobnou činnost.
Zákon o ochraně oznamovatelů řeší podávání a postup posuzování oznámení o možném protiprávním jednání a podmínky poskytování ochrany fyzické osobě, která oznámení učinila.
Oznamovateli, kterým zákon přiznává ochranu, mohou být například:
Prakticky whistleblowing funguje tak, že oznamovatel upozorní na jím objevené porušení (nebo hrozící porušení) přímo společnost, které se to týká.
Ve společnosti pak existuje pověřená osoba (řešitel oznámení) s mlčenlivostí, která oznámení přijímá.
Úkolem pověřené osoby je:
To vše za důsledné ochrany totožnosti oznamovatele a obsahu oznámení. Aby bylo minimalizováno riziko pro samotného oznamovatele, že bude vystaven odvetě ze strany společnosti.
Zákon o ochraně oznamovatelů umožňuje pracovníkům podávat oznámení také u Ministerstva spravedlnosti, případně, pokud selže vnitřní oznamovací systém zaměstnavatele, mohou oznámení zveřejnit.
Pokud je pracovník svědkem jednání, které představuje například:
Oznámení se tak může týkat korupce, ale také ohrožení zdraví lidí, životního prostředí nebo nežádoucí jednání na pracovišti.
Dobrý interní oznamovací systém je zásadní. Pokud mu totiž budou vaši oznamovatelé věřit, tak se nestane, že by oznamovatel rovnou použil kanál vytvořený Ministerstvem spravedlnosti. Takový postup by mohl znamenat, že se o nežádoucím nebo protiprávním stavu dozví nejprve státní orgány.
Pode průzkumu společnosti Behavio ↗ 17 % dotázaných pracovalo v organizaci, kde docházelo k neetickému nebo nezákonnému jednání. A takové číslo opravdu není malé.
Účinnost pro některé začíná již 1. 8. 2023. Ostatní mají čas do prosince.
Ve zkratce je pro ty největší společnosti nad 250 zaměstnanců tím rozhodným datem 1. 8. 2023 a pro ty menší společnosti od 50 do 250 zaměstnanců je pak důležité datum 15. 12. 2023.
Od 1. 8. 2023 se povinnosti podle zákona o ochraně oznamovatelů s drobnými výjimkami vztahují také na státní instituce, jako jsou:
Povinnosti spočívající v zavedení systému pro řešení oznámení musí do 15. 12. 2023 splnit mimo výše uvedené následující:
Mezi zaměstnance se dle zákona neřadí osoby, které pro společnost pracují na základě dohody o spolupráci (prostě OSVČ).
Chcete v klidu stihnout nastavení vnitřního oznamovacího systému? Využijte našich služeb ↗.
Velice zásadní je, že i když nemusí mít organizace povinnost zavést systém pro řešení oznámení (např. má 40 zaměstnanců), tak stále musí chránit osoby v pozici oznamovatele a tyto mohou podávat oznámení.
A pokud oznamovatelům není umožněno řešit věc interně, mohou se obrátit na Ministerstvo spravedlnosti nebo do médií. Jestliže tedy máte více než 25 zaměstnanců, silně doporučujeme systém pro řešení oznámení alespoň v nějaké základní podobě zavést.
Možná se ptáte, proč byste vůbec měli něco jako vnitřní oznamovací systém zavádět. Níže uvádíme některé argumenty, které vás o tom mohou přesvědčit:
Zásadní je příprava vnitřních předpisů a souvisejících procesů pro řešení oznámení.
Částečný návod k tomu, co vše je třeba, nám dává zákon a směrnice, ale vždy je třeba uvažovat v souvislostech a řešit i specifické oblasti vašeho podnikání a požadavky jiných zákonů, které se vás týkají.
Bude třeba zavést interní systém řešení oznámení, které by měly fungovat v několika rovinách. Oznámení byste totiž měli umět přijímat elektronicky, telefonicky i osobně pomocí jakési schránky důvěry.
Co se týká dokumentace, je třeba zavést přinejmenším:
Poté je třeba věnovat se způsobu přijímání oznámení a samotným kanálům, kdy je především vhodné zvolit a zavést vhodný elektronický nástroj pro řešení oznámení, který umí chránit identitu oznamovatele.
Možností může být interní systém pro řešení oznámení, ale nejčastěji půjde o specializovaný sytém, který umožní jednoduché a bezpečné řešení oznamovaní i jejich evidenci. Naše kancelář vám umí doporučit systémy dle vašich preferencí a potřeb. Do žádného řešení vás nikdy nebudeme tlačit a rozhodnutí bude pouze na Vás.
Dalšími kanály mohou být také speciálně zřízený email, chat, telefonní linka, nebo fyzická schránka důvěry. Každý z těchto kanálů má svá specifika a je nutné je pečlivě nastavit tak, aby plnily svou funkci, byly dostatečně zabezpečené a zároveň přístupné oznamovatelům.
Jakmile máte dokumentaci a vhodné oznamovací kanály, přichází na řadu výběr osoby, která bude odpovědná za řešení oznámení.
Taková osoba bude zavázána povinností mlčenlivosti, bude chránit identitu oznamovatelů a měla by disponovat také dostatečným právním povědomím, aby byla schopna správně vyhodnotit potenciální rizika jednotlivých oznámení.
Může se jednat o osobu, která je vaším zaměstnancem a zná prostředí vaší společnosti nebo naopak můžete zvolit externistu, který stojí mimo vaši společnost a má odborné znalosti a zkušenosti, které využije při řešení oznámení. Pokud byste např. řešili jednotky oznámení ročně, bude spíše ekonomičtější řešit oznámení externě než proškolovat interního řešitele.
Poslední nezanedbatelnou povinností je pak nutnost školení a seznámení všech relevantních osob a zaměstnanců s whistleblowingem.
Jsme autory první vzorové dokumentace v ČR. Díky našim zkušenostem z řady compliance projektů umíme připravit rychlou a úspornou implementaci celého systému.
Jsme příznivci jednoduchých a praktických řešení a přizpůsobíme systém whistleblowingu vaší organizaci, ne naopak. Naše řešení pro vás bude přínosem, nejen dalšími dokumenty do šuplíku.
Umíme si poradit s nastavením jakýchkoli kanálů, které zvolíte tak, aby jasně fungovaly a splňovaly legislativní podmínky.
Můžeme být vašimi externími řešiteli oznámení nebo proškolit vaše interní řešitele a vaše zaměstnance. Klient je pro nás na prvním místě, budete implementaci stíhat a budete předem vědět, kolik vás bude stát.
Podívejte se na nabídku našich služeb ↗, nebo nám rovnou napište ↗.