Whistleblowing: Dopadá na vás nová úprava?

Whistleblowing už nějakou dobu neznamená jen obyčejné pískání na píšťalku, ale především umožnění interně nahlašovat nekalé praktiky nebo porušení práva ve společnostech. S příchodem letních prázdnin se povinnosti spojené s novou směrnicí EU a českým zákonem dotknou také subjektů v České republice. Zajímá vás, jestli se nový zákon a povinnosti s ním spojené vztahují i na vaši organizaci a co to pro vás přesně znamená? Na to se společně podíváme v našem článku.

Co to je whistleblowing?

Jedná se o systém ochrany oznamovatelů, kteří upozorní na nekalé, neetické nebo nezákonné jednání v rámci organizace, pro níž vykonávají pracovní nebo obdobnou činnost. Oznamovatelé tak mohou být například zaměstnanci (jak bývalí, tak i současní), uchazeči o zaměstnání, dobrovolníci, OSVČ, členové statutárních orgánů nebo další osoby působící u dodavatelů.

Prakticky whistleblowing funguje tak, že oznamovatel upozorní na jím objevené porušení přímo společnost, které se to týká. Ve společnosti pak existuje pověřená osoba vázaná mlčenlivostí a ta oznámení přijme. Úkolem pověřené osoby je posoudit jeho důvodnost a v případě potřeby navrhnout opatření k nápravě nebo odstranění nežádoucího či protiprávního stavu. To vše za důsledné ochrany totožnosti oznamovatele a obsahu oznámení, což není snadným úkolem.

Předmětem oznámení může být korupce, ale také ohrožení zdraví lidí, životního prostředí nebo nežádoucí jednání na pracovišti. Pokud se vaší společnosti povede zavést dobrý systém a způsobu řešení budou vaši oznamovatelé věřit, tak se nestane, že by oznamovatel rovnou použil kanál vytvořený ministerstvem vnitra a první, kdo se o nežádoucím nebo protiprávním stavu dozví, budou státní orgány. Vaší společnosti pak dobře a promyšleně zavedený systém pro řešení oznámení umožní zachytit problémy v samotném začátku.

Whistleblowing je tedy něco, co může pomoci každému a zákon nám navíc jasně říká, že zde také existují společnosti, které některá řešení musí povinně zavést.

Vztahuje se na vás povinnost zavést whistleblowing policy a od kdy?

Směrnice Evropské unie o whistleblowingu, na jejímž základě byl připraven zákon o ochraně oznamovatelů v České republice v sobě obsahují poměrně přesný výčet toho, kdo se nové povinnosti dotknou. Ve zkratce je pro ty největší společnosti nad 250 zaměstnanců tím rozhodným datem již 1. 8. 2023 a pro ty menší společnosti od 50 do 250 zaměstnanců je pak důležité datum 15. 12. 2023.

Hned od začátku se také povinnosti dle směrnice a zákona o ochraně oznamovatelů s drobnými výjimkami vztahují na státní instituce jako jsou ministerstva, nezávislé úřady (jako Národní kontrolní úřad, Úřad pro ochranu osobních údajů), statní fondy, další organizace zřízené zákonem (například vysoké veřejné školy), zdravotnická zařízení, nebo územně samosprávné celky s více než 10.000 obyvateli.

Povinnosti spočívající v zavedení systému pro řešení oznámení musí do 15. 12. 2023 splnit mimo výše uvedené následující:

  • zaměstnavatelé s nejméně 50 zaměstnanci;
  • společnosti působící ve vybraných oborech (zejména finanční a pojišťovací služby);
  • povinné osoby dle AML zákona (o praní špinavých peněz)

Pokud se jedná o velké společnosti nad 250 zaměstnanců, tak je dokonce třeba splnit všechny povinnosti do 1. 8. 2023.

Nicméně pozor – i když nemusí mít organizace povinnost zavést systém pro řešení oznámení (např. má 40 zaměstnanců), tak stále musí chránit osoby v pozici oznamovatele a tyto mohou podávat oznámení. A pokud jim neumožníte řešit věc interně, obrátí se na ministerstvo spravedlnosti nebo do médií. Jestliže tedy máte více než 25 zaměstnanců, silně doporučujeme systém pro řešení oznámení alespoň v nějaké základní podobě zavést.

Co vám vnitřní oznamovací systém přinese, pokud bude nastaven správně a efektivně?

  • vyhnete se pokutám, které jsou zákonem stanoveny až do výše 1 mil. Kč za každé jednotlivé porušení;
  • významně přispějete k naplnění tzv. compliance programu, což je významnou složkou pro naplnění péče řádného hospodáře statutárního orgánu a omezení trestní odpovědnosti právnické osoby – ochráníte tedy všechny osoby na nejvyšších pozicích – jednatele, členy představenstva a další;
  • oznámení whistleblowerů vyřešíte interně a diskrétně bez zájmu médií nebo státních orgánů, které by se pozvaly na kontrolu;
  • ochráníte vaši společnost před protiprávním jednáním a ochráníte její pověst;
  • dozvíte se o pochybeních na pracovišti, podvodech, krádežích, včas zahájíte boj s korupcí, mobbingem, bossingem, šikanou nebo obtěžováním či diskriminací;
  • zmenšíte rizika hrazení kompenzací zaměstnancům či zákazníkům poškozeným možným protiprávním jednáním;
  • zlepšíte vaši firemní kulturu a její otevření; nastolíte lepší a bezpečnější pracovní prostředí, ve kterém zajistíte právní ochranu zaměstnanců;
  • ujistíte a ubezpečíte vaše zaměstnance, že jejich případné stížnosti či obavy budou vyslyšeny a nebudou za ně trestáni.

Jak se na whistleblowing připravit, abyste naplnili zákon a využili výhod, kterém vám může přinést?

Zásadní je příprava vnitřních předpisů a souvisejících procesů pro řešení oznámení. Částečný návod k tomu, co vše je třeba, nám dává zákon a směrnice, ale vždy je třeba uvažovat v souvislostech a řešit i specifické oblasti vašeho podnikání a požadavky jiných zákonů, které se vás týkají. Bude třeba zavést interní systém řešení oznámení, které by měly fungovat v několika rovinách. Oznámení byste totiž měli umět přijímat elektronicky, telefonicky i osobně pomocí jakési schránky důvěry.

Co se týká dokumentace, je třeba zavést přinejmenším:

  • interní dokumentaci pro řešení oznámení
  • externí dokumentaci směrem k zaměstnancům
  • externí dokumentaci směrem ke všem dalším partnerům a oznamovatelům

Poté je třeba věnovat se způsobu přijímání oznámení a samotným kanálům, kdy je především vhodné zvolit a zavést vhodný elektronický nástroj pro řešení oznámení, který umí chránit identitu oznamovatele. Možností může být interní systém pro řešení oznámení, ale nejčastěji půjde o specializovaný sytém, který umožní jednoduché a bezpečné řešení oznamovaní i jejich evidenci. Naše kancelář vám umí doporučit systémy dle Vašich preferencí a potřeb. Do žádného řešení vás nikdy nebudeme tlačit a rozhodnutí bude pouze na Vás.

Dalšími kanály mohou být také speciálně zřízený email, chat, telefonní linka, nebo fyzická schránka důvěry. Každý z těchto kanálů má svá specifika a je nutné je pečlivě nastavit tak, aby plnily svou funkci, byly dostatečně zabezpečené a zároveň přístupné oznamovatelům.

Jakmile máte dokumentaci a vhodné oznamovací kanály, přichází na řadu výběr osoby, která bude odpovědná za řešení oznámení. Taková osoba bude zavázána povinností mlčenlivosti, bude chránit identitu oznamovatelů a měla by disponovat také dostatečným právním povědomím, aby byla schopna správně vyhodnotit potenciální rizika jednotlivých oznámení. Může se jednat o osobu, která je vaším zaměstnancem a zná prostředí vaší společnosti nebo naopak můžete zvolit externistu, který stojí mimo vaši společnost a má odborné znalosti a zkušenosti, které využije při řešení oznámení. Pokud byste např. řešili jednotky oznámení ročně, bude spíše ekonomičtější řešit oznámení externě než proškolovat interního řešitele.

Poslední nezanedbatelnou povinností je pak nutnost školení a seznámení všech relevantních osob a zaměstnanců s whistleblowingem.

Jak vám můžeme pomoci a proč si pro implementaci whistleblowingu zvolit naši kancelář?

Jsme autory první vzorové whistleblowing dokumentace v ČR. Díky našim zkušenostem z řady compliance projektů a zapojení seniorního týmu umíme připravit rychlou a úspornou implementaci celého systému.

Jsme příznivci jednoduchých a praktických řešení a přizpůsobíme systém whistleblowingu Vaší organizaci, ne naopak. Naše řešení pro vás bude přínosem, nejen dalšími dokumenty do šuplíku.

Umíme si poradit s nastavením jakýchkoli kanálů, které zvolíte tak, aby jasně fungovaly a splňovaly legislativní podmínky.

Můžeme být vašimi externími řešiteli oznámení nebo proškolit Vaše interní řešitele a Vaše zaměstnance.

Klient je pro nás na prvním místě, budete implementaci stíhat a budete předem vědět, kolik vás bude stát.

Napište nám ↗